Muster virtuelle mitgliederversammlung

Damit eine Hauptversammlung rein virtuell stattfinden kann, ist es notwendig, dass Sie – wenn Sie Hilfe von uns bei der Planung einer virtuellen Hauptversammlung oder einer anderen Art von Veranstaltung benötigen – bitte unten Ihre Informationen eingeben und wir werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen. Wenn Sie ein aktueller Trippus-Kunde sind und daran interessiert sind, mehr zu erfahren, sprechen Sie bitte mit Ihrem Account Manager! Virtuelle jährliche Aktionärsversammlungen nehmen von Jahr zu Jahr allmählich zu, aber die absolute Zahl ist immer noch gering und der Widerstand der Investoren gegen das „virtual-only“-Format hält an. Dennoch wechseln jedes Jahr weitere Unternehmen auf das reine Virtual-Format, und viele weitere integrieren virtuelle Komponenten, um ihre persönlich stattfindenden Meetings zu ergänzen. Die Technologie zur Erleichterung virtueller Meetings wurde ursprünglich eingeführt, um traditionelle persönlich stattfindende Treffen zu ergänzen. Infolgedessen behalten viele Unternehmen, die sich in den letzten Jahren für die Implementierung virtueller Aktionärsversammlungen entschieden haben, immer noch ein hybrides Format, sowohl mit einer in-person als auch einer virtuellen Beteiligungskomponente. Die Zahl der Unternehmen, die sich für virtuelle Meetings entscheiden, nimmt jedoch weiter zu. Broadridge Financial Solutions, Inc. („Broadridge“) veranstaltete 90 virtuelle Meetings im Jahr 20151 und 154 virtual-only-Meetings im Jahr 20162, wobei die meisten virtuellen Treffen eingerichtet wurden, um die Teilnahme an Audio oder Telefonie anstelle von Live-Videos zu ermöglichen.3 Am 17. März wurde die britische Anleitung zur Bestätigung hybrider Hauptversammlungen herausgegeben, aber wiederholt, dass Reine-Online-Meetings „keine gültigen Meetings darstellen können“. Unternehmen könnten mehrere Optionen in Betracht ziehen, einschließlich der Verzögerung der Hauptversammlung, wenn die Ankündigung noch nicht erfolgt ist, eine Verschiebung (wenn die Firmenartikel es zulassen), eine Vertagung oder ein hybrides Treffen.

Am 27. März 2020 wurden aktualisierte Leitlinien zu Hauptversammlungen veröffentlicht, die besagten, dass Unternehmen klarstellen sollten, dass Aktionäre nicht persönlich an der Versammlung teilnehmen dürfen und per Stimmrechtsvertreter abstimmen sollten. Wenn ein Unternehmen seine Hauptversammlungsmitteilung bereits für eine reine physische Sitzung herausgegeben hat, seine Artikel jedoch eine hybride Hauptversammlung zulassen, kann es zu einer hybriden Hauptversammlung wechseln. Unternehmen, die eine hybride Hauptversammlung durchführen, sollten die Aktionäre darauf aufmerksam machen, dass sie sich elektronisch vollständig an der Hauptversammlung beteiligen können. Der Vorstand wird sich überlegen müssen, ob er die Hauptversammlung trotz der COVID 19 Pandemie-Beschränkungen innerhalb des üblichen Zeitrahmens abhalten möchte. Ungeachtet der damit verbundenen technischen Herausforderungen kann insbesondere in diesem Fall eine virtuelle Hauptversammlung angebracht sein, um Beschränkungen für die Durchführung der Hauptversammlung zu umgehen, die andernfalls der Durchführung der Hauptversammlung im Wege stehen könnten, oder um zufällige Mehrheiten zu vermeiden, die andernfalls entstehen könnten. Da virtuelle Meetings immer häufiger werden, zeichnen sich auch bestimmte Best Practices ab. Um beispielsweise für Transparenz zu werben, hat HP Inc. auf seiner Website alle (unbearbeiteten und ungefilterten) Fragen, die sie vor oder während ihrer Sitzung erhalten hat, zusammen mit den Antworten des Unternehmens, auch in Bezug auf Fragen, die bei der Sitzung nicht behandelt wurden, veröffentlicht.

Darüber hinaus entschied sich HP Inc. anstelle des vorherrschenden Reinenformats, ein Video von seinem CEO und seinen Management-Teilnehmern zu senden. Um die Teilnahme weiter zu erleichtern, erlaubten HP Inc. und Microsoft Corporation unter anderem die Vorlage von Aktionärsfragen vor der Sitzung, die sorgfältigere Managementantworten ermöglichen sollen.